Klinikler için Veri İşleme Şartları

1. Taraflar

Glojour, Ali Can Akdoğan tarafından işletilmektedir. Bu metinde "Glojour", "biz" ve "bizim", Glojour'un işletmecisi sıfatıyla Ali Can Akdoğan anlamına gelir.

Adres: Tomtom Mah. İstiklal Cad. Turhol Han No: 189 İç Kapı No: 3, Beyoğlu, İstanbul
E-posta: info@glojour.com
Telefon: +905335604450

Bu metinde "klinik", Glojour'daki klinik hesabının sahibi olan doktoru ve bu doktorun yürüttüğü kliniği ifade eder. Klinik sahibi bu şartları klinik adına kabul eder ve klinik ekibinin Glojour kullanımından sorumludur.

2. Roller ve kapsam

Kişiler ve veriler bölümünde anlatılan veriler bakımından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) anlamında veri sorumlusu klinik, veri işleyen ise Glojour'dur. Bu şartlar; üyelerin hesapları, üyelerin toplulukta yayımladıkları ve bir hastanın talebinin hastanın seçtiği doktora iletilmesi gibi Glojour'un kendisinin veri sorumlusu olduğu verileri kapsamaz. Bu veriler Gizlilik Politikası kapsamındadır.

3. Konu, nitelik, amaç ve süre

Konu: Glojour'un klinik özelliklerinin kliniğe sunulması.
Nitelik: Bilgilerin alınması, saklanması, düzenlenmesi ve klinik ekibine gösterilmesi, ekibin yazdığı mesajların iletilmesi ve bilgilerin silinmesi.
Amaç: Yalnızca kliniğin konsültasyon taleplerini yürütebilmesi, hasta kayıtlarını tutabilmesi ve WhatsApp dahil hastaları ve hasta adaylarıyla yazışabilmesi.
Süre: Klinik, klinik özelliklerini kullandığı sürece ve sonrasında Klinik Glojour'u kullanmayı bıraktığında bölümünde anlatılan silmeye kadar.

4. Kişiler ve veriler

İlgili kişiler: Kliniğin hastaları ve hasta adayları: Glojour'da kliniğe konsültasyon talebi gönderenler, kliniğin Glojour'a bağlı WhatsApp numarasına yazanlar ve kliniğin kendisinin eklediği veya içe aktardığı kişiler. Ayrıca, işlemleri kayıtlarda göründüğü ölçüde kliniğin ekip üyeleri.
Veriler: Kimlik ve iletişim bilgileri (ad, telefon numarası, e-posta adresi); taleplerin ve mesajların içeriği, ekleri ve açıklamalarıyla birlikte; ekibin eklediği notlar, etiketler, görevler ve aşamalar; mesajların iletilme ve okunma kayıtları; hangi ekip üyesinin hangi işlemi yaptığına dair kayıtlar.
Özel nitelikli veriler: Taleplerde, mesajlarda ve notlarda yer alan sağlık verileri.

5. Yalnızca kliniğin talimatıyla işleme

Glojour bu verileri yalnızca kliniğin belgelenmiş talimatıyla işler. Klinik talimatını, klinik özelliklerini kurma ve kullanma biçimiyle, ayarlarıyla ve yazılı olarak verir. Glojour bu verileri kendi amaçları için kullanmaz, satmaz, reklam için kullanmaz ve yapay zekâ modeli eğitmek için kullanmaz.

Kanun Glojour'un verileri başka bir şekilde işlemesini gerektirirse, kanun yasaklamadıkça Glojour bunu önce kliniğe bildirir. Glojour bir talimatın kanuna aykırı olduğunu düşünürse bunu kliniğe bildirir.

6. Gizlilik ve erişim

Kliniğin kayıtlarını yalnızca kliniğe destek vermek, platformu güvende tutmak veya bir kanuni yükümlülüğü yerine getirmek için erişime ihtiyacı olan Glojour çalışanları açabilir ve bu çalışanlar kayıtları gizli tutmakla yükümlüdür. Klinik içinde ekibe kimin katılacağına ve her üyenin neyi görüp yapabileceğine klinik sahibi karar verir.

7. Güvenlik

Glojour'a yapılan her bağlantı şifrelidir (HTTPS).
Veritabanı erişim kuralları, her kaydı kimin okuyabileceğine satır satır karar verir: bir ekip üyesi yalnızca yetkilerinin izin verdiğini görür, diğer klinikler hiçbir şey göremez.
Dosyalar erişime kapalı bir depoda saklanır ve yalnızca süresi dolan bağlantılarla gösterilir.
Glojour, yetkili çalışanlarının hangi kayıtları açtığını kayıt altına alır.
Veritabanı ve uygulama sunucuları Frankfurt, Almanya'dadır.

KVKK'nın 12. maddesi uyarınca klinik ve Glojour, gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasından müştereken sorumludur. Klinik kendi payını; ekibinin erişimini yöneterek, ayrılan bir üyenin erişimini kaldırarak ve cihazlarını ve şifrelerini güvende tutarak yerine getirir.

8. Alt işleyenler

Klinik, Glojour'un bu veriler için aşağıdaki alt işleyenleri kullanmasına izin verir. Her biri yalnızca hizmetinin gerektirdiği verileri alır. Bu listeyi güncel tutarız ve yeni bir alt işleyen kliniğin hastalarının verilerini almaya başlamadan önce klinik sahiplerine e-postayla bildiririz. İtiraz eden bir klinik, klinik özelliklerini kullanmayı bırakabilir ve verilerinin silinmesini isteyebilir.

Supabase

Ne için: Veritabanı, oturum açma ve dosya depolama
Hangi veriler: Kliniğin Glojour'daki bütün kayıtları ve dosyaları
Nerede: Sunucular Frankfurt, Almanya; şirket ABD'de

Vercel

Ne için: Sitenin barındırılması ve sunulması; çerezsiz ziyaret istatistikleri
Hangi veriler: Klinik özelliklerine yapılan istekler ve yanıtlar; ekibin açtığı hasta kayıtları bunlardan geçer
Nerede: Uygulama sunucuları Frankfurt, Almanya; içerik dağıtım ağı dünya genelinde; şirket ABD'de

Resend

Ne için: Hizmet e-postalarının gönderimi (hesap doğrulama, şifre sıfırlama, bildirimler)
Hangi veriler: Klinik ekibine yeni talepler hakkında giden e-postalar ve ekip üyesinin e-posta adresi; bu e-postalarda yalnızca tedavinin adı yer alır, hastanın adı veya mesajı yer almaz
Nerede: Gönderim Tokyo, Japonya bölgesinden; hesap ve gönderim kayıtları ABD'de; şirket ABD'de

Anthropic

Ne için: Yapay zekâ: istek üzerine paylaşım ve yorum çevirisi, klinik ekipleri için yazım yardımcısı, doktor sayfası metinlerinin taslağı ve çevirisi; önizleme açıkken önizleme fotoğraflarının güvenlik kontrolü
Hangi veriler: Yalnızca bir ekip üyesi yazım yardımcısını kullandığında, üzerinde çalıştığı talep kaydının metni
Nerede: ABD

9. İlgili kişilerden gelen talepler

Bir kişi, bir kliniğin Glojour'da kendisi hakkında tuttuğu verilere erişmek, bunları düzelttirmek veya sildirmek için Glojour'a başvurursa, Glojour bunu kliniğe bildirir ve kliniğin KVKK'nın öngördüğü 30 gün içinde yanıt vermesine yardımcı olur. Klinik, bu şartlarla, Glojour'a doğrudan gelen ve doğrulanan bir silme talebini Glojour'da yerine getirmesi ve bunu yaptığında kliniğe bildirmesi talimatını verir. Kliniğin Glojour dışındaki kendi kayıtlarından klinik sorumludur. WhatsApp üzerinden bir kliniğe yazan kişiler için adımlar Veri Silme sayfasında anlatılmıştır.

10. Veri ihlalleri

Glojour, kliniğin verilerini etkileyen bir ihlali öğrenirse, ne olduğu, etkilenen veriler ve kişiler ve alınan tedbirler hakkında bildiklerini kliniğe gecikmeksizin bildirir. Böylece klinik, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere Kurul'un beklediği 72 saat içinde bildirim yapabilir.

11. Yurt dışına aktarım

Alt işleyenlerin birçoğu, yukarıda gösterildiği gibi, yurt dışındadır veya verileri Türkiye dışında işler. Türkiye'den yurt dışına yapılan bu aktarımlar KVKK'nın 9. maddesine tabidir. Kanun, düzenli aktarımlar için Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ilan ettiği standart sözleşmeler gibi uygun güvenceler arar. Bu sözleşmeleri hizmet sağlayıcılarımızla hazırlıyoruz; imzalanan her sözleşmeyi beş iş günü içinde Kurul'a bildirecek ve bu bölümü güncelleyeceğiz.

12. Klinik Glojour'u kullanmayı bıraktığında

Klinik sahibinin hesabı silindiğinde Glojour, kliniğin Glojour'daki kayıtlarını, hastalarının talepleri, sohbetleri, notları ve WhatsApp konuşmaları dahil, 30 gün içinde siler. Veritabanı yedeklerindeki kopyaların üzerine bundan sonraki yedi gün içinde yazılır. Hesap silinmeden önce klinik, hasta kayıtlarının yaygın bir elektronik biçimdeki kopyasını info@glojour.com adresinden isteyebilir.

Glojour bir tıbbi kayıt sistemi değildir. Klinik, kanunen tutması gereken kayıtları kendi sisteminde tutar.

13. Bilgi ve işbirliği

Glojour, talep edildiğinde, bu şartlara uyulduğunu gösterebilmesi için kliniğe gereken bilgiyi verir ve tedbirlerimizle ilgili sorularını yanıtlar. Yetkili bir makam kliniğe Glojour'un işlemeleri hakkında soru yöneltirse, Glojour kliniğin yanıt vermesine yardımcı olur.

14. Kliniğin yükümlülükleri

Sağlık meslek mensubu ve veri sorumlusu olarak yaptığı işlemeler için bir hukuki sebebe sahip olmak ve hastalarını KVKK'nın 10. maddesinin gerektirdiği şekilde aydınlatmak.
Glojour'a yalnızca ihtiyaç duyduğu bilgileri kaydetmek ve kayıtlarını doğru tutmak.
Hastalarından gerekli izinleri almak ve yayımladığı içerikleri kendisine uygulanan sağlık tanıtım mevzuatına uygun tutmak.
WhatsApp'ta yalnızca kendisine önce yazmış veya izin vermiş kişilere mesaj göndermek, WhatsApp Business Messaging Policy'ye ve Meta'nın WhatsApp Business Platformu koşullarına uymak ve mesaj almak istemeyen herkesin talebine uymak.
Ekibinin erişimini yönetmek ve klinikten ayrılan bir ekip üyesinin erişimini kaldırmak.

15. Bu şartların Kullanım Koşulları ile ilişkisi

Bu şartlar Kullanım Koşulları metninin parçasıdır. Kliniğin hasta verilerinin işlenmesi konusunda bu şartlar Kullanım Koşulları'na göre önceliklidir. Bu şartları değiştirdiğimizde yeni sürümü, tarihi ve neyin değiştiğine dair bir notla burada yayımlar ve değişiklik yürürlüğe girmeden önce klinik sahiplerine e-postayla bildiririz.

16. İletişim

Bu şartlar veya hastalarınızın verilerinin işlenmesi hakkındaki sorularınız için: info@glojour.com.